В нашей стране мероприятия на открытом воздухе, как правило, ассоциируются с массовыми народными гуляниями по «красным дням» календаря. Эта традиция берет начало еще с демонстраций советских времен, которые теперь трансформировались в такие праздники, как День города, День победы, День независимости, Новый год, Масленица и так далее. Конечно, эти мероприятия заметно уступают по зрелищности и массовости испанской корриде или венецианскому карнавалу, но, тем не менее, они привлекают непритязательную и изголодавшуюся по праздникам российскую публику.

Это активно используют российские компании, которые часто стремятся приурочить свои маркетинговые и PR-акции к массовым праздникам. И тогда достижение целей компании, таких, как продвижение продукции, раскрутка брэнда, формирование имиджа, будет сведено к одной задаче, простой и сложной одновременно: создать шоу и привлечь к нему целевую аудиторию.

В первую очередь, городской праздник нужен людям, которые придут на него, чтобы поучаствовать в конкурсах, получить призы и просто хорошо провести время. Вторую группу лиц, заинтересованных в проведении городских праздников, составляют те компании, которые вкладывают ресурсы в своё продвижение в рамках специальных мероприятий. Третья сторона — непосредственные организаторы мероприятий: официальные инстанции и event-агентства. От того, насколько хорошо поймут друг друга все три стороны, зависит, удастся праздник или нет. Чтобы избежать сутолоки, присущей городским мероприятиям, многие компании проводят свои акции отдельно от народных гуляний. Это престижнее, дороже, сложнее с точки зрения организации и привлечения зрителей. В компаниях, которые постоянно проводят различные мероприятия, как правило, их организацией занимается штатный event-менеджер. Однако, если мероприятие носит выездной характер, лучше поручить его организацию местной компании, владеющей сетью профессиональных связей в этом регионе. К выбору такой компании надо подходить с достаточной осторожностью.

За последнее десятилетие в России и на просторах бывшего СССР организация мероприятий на открытом воздухе стала наиболее распространенным видом режиссёрско-постановочной деятельности, которым сейчас пытаются заниматься компании самого разного профиля – от PR-агентств до режиссеров провинциальных ансамблей. Это объясняется несколькими основными причинами: резким сокращением концертно-гастрольной деятельности в целом по стране, отсутствием денежных средств у большой части населения на посещение концертных залов и кинотеатров, ростом спроса на эффективную рекламу.

Режиссура, подготовка и проведение массовых праздников во всем мире является индустрией. Вне помещения организуются свадьбы, банкеты, корпоративные торжества. На западе, в отличие от России, мероприятия на открытом воздухе нельзя отнести к низшему ценовому сегменту аудитории. Наоборот: вне зависимости от своего размаха, open-air events, как правило, подразумевают обширные бюджеты и высокий уровень организации, недоступный московским празднествам с их однотипными шоу, приевшимися поп-звездами, обязательным салютом и неизбежными грудами мусора.

При массе достоинств, таких, как относительная дешевизна, неформальная (как правило) обстановка, возможность привлечения широкой аудитории, повышенный интерес со стороны прессы, организация мероприятий вне помещения таит в себе ряд сложностей, которые надо заранее предусмотреть. Подготовка зрелищного массового мероприятия на открытом воздухе гораздо более сложный и многоплановый процесс, чем просто организация концертной программы. Он потребует привлечения разнообразных технических средств, знания культурных, исторических, климатических, этнологических и прочих особенностей местности, многочисленных согласований с представителями местной администрации, учет особенностей местной инфраструктуры, транспорта, городских хозяйственных служб, повышенного внимания к вопросам безопасности и порядка. Соответственно увеличиваются бюджет и сроки подготовки подобной акции.

1.  Погода
Бум событийного маркетинга приходится на теплое время года, когда погодные условия располагают к пребыванию на открытом воздухе. Есть и исключения, например, «Лыжня России», которая стала одним из элементов избирательной кампании партии «Единая Россия». Но и в теплый сезон капризы российской погоды способны сорвать любое, даже самое зрелищное мероприятие. И если вы проводите open air event для небольшой аудитории (например, корпоративный пикник на природе), то ситуацию вполне может спасти вовремя установленный тент. Однако, для крупномасштабных мероприятий остается только два способа решения данной проблемы:

• Проконсультироваться с метеорологическими службами, чтобы выбрать наиболее благоприятный по погодным условиям день. К сожалению, дату мероприятия нужно определить и объявить, как минимум, за месяц, а долгосрочные метеопрогнозы редко бывают достаточно точны.
• Разогнать грозовые тучи с помощью авиации. Правда, для этого организаторам мероприятия придется заручиться поддержкой, как минимум, местной администрации и вооруженных сил.

2. Безопасность
Проведение мероприятий на открытом воздухе требует принятия специальных мер для обеспечения безопасности собравшихся. Общеизвестно, что в толпе, особенно в летнее время, нередки несчастные случаи. Люди теряют сознание, падают, получают телесные повреждения. Поэтому при подготовке массового мероприятия необходимо ответить на следующие вопросы:

• Установлен ли контакт с местными правоохранительными органами?
• Кто осуществляет охрану мероприятия? Достаточно ли людей для наблюдения за публикой? Не нужно ли усилить охрану местной милицией?
• Предупреждены ли службы экстренного реагирования?
• Обеспечено ли присутствие машины «скорой помощи»? Не нужны ли дополнительные медицинские средства?

Следует подумать о предупреждении давки, определив место нахождения публики с помощью специальных ограждений, по необходимости разделив место проведения мероприятия на сектора.

3. Комфорт посетителей
Необходимо своевременно предусмотреть такие детали как:

• Наличие биотуалетов.
• Возможность получить питание и напитки – платно или бесплатно – решать вам.
• Предусмотреть подъездные пути и возможность стоянки для машин поблизости от места проведения мероприятия.

4. Техническое оснащение мероприятия
Специальную технику можно арендовать. То же самое относится к банкетной мебели и тентам. Установку этих приспособлений, как правило, производят сотрудники компании-арендодателя, она же несет ответственность за их надежность, но лучше этот пункт оговорить отдельной строкой в вашем договоре.

• Акустика открытого пространства отличается от акустики зала. Опытный аудио-техник учтет эти различия.
• Наличие освещения (если оно необходимо).
• Для больших собраний уместно использовать полноцветный видеоэкран подходящего размера. Он может укрупненно транслировать картинку со сцены или показывать дополнительную информацию.

5. Присутствие вип-персон должно быть согласовано заранее, как и время их появления, роль в предстоящем событии, размещение и питание, сопровождение и охрана.

6. Работа со СМИ
Выпустить пресс-релизы до и после мероприятия, как правило, недостаточно. Их вполне могут не допустить в печать, посчитав информацию рекламной. Поэтому необходимо:

• Заранее договориться об информационном партнерстве с интересующими вас изданиями. Не всегда обязательно оплачивать их услуги – достаточно просто гарантировать им получение эксклюзивной информации.
• Если вы уверены в привлекательности подготовленного вами мероприятия для прессы, то потребуйте предварительной аккредитации приглашенных журналистов.
• Позаботьтесь об альтернативных средствах распространения рекламы, помимо СМИ. Объявления, афиши, биллборды – выберите то, что соответствует бюджету мероприятия.
• На самом мероприятии выделите специальные удобные места для представителей прессы. Отведите отдельный огражденный участок для фотографирования знаменитостей. Фотографии со сцены не всегда получаются наилучшего качества.

Ирина Шаповалова, eventmarket.ru